EXPOSANTS

FORMULAIRE DE RÉSERVATION


Nous sommes heureux d’être de retour avec la Coupe du monde de vélo de montagne UCI au Mont-Sainte-Anne, du 4 au 7 août 2022. Vous trouverez ci-dessous les détails pour la réservation d’espaces, les tarifs, les besoins d’articles supplémentaires et plus encore. Lisez attentivement les conditions générales ci-dessous.

Les équipes UCI Élite, les équipes UCI et les équipes nationales ne doivent pas utiliser le présent formulaire, mais doivent écrire à Christian Rodrigue : christian@mordicus.com pour obtenir le lien de réservation approprié.

L’Exposant (tel qu’identifié au Formulaire) doit compléter et soumettre le Formulaire selon la procédure indiquée au bas de celui-ci. Une fois le Formulaire transmis, la Corporation événements d’été de Québec (l’« Organisateur ») communiquera avec l’Exposant afin de lui confirmer la disponibilité de l’Espace et des Besoins supplémentaires sélectionnés par l’Exposant ainsi que les frais totaux à être acquittés par l’Exposant selon les choix sélectionnés par celui-ci (les « Frais »). Le Formulaire, les Modalités particulières et les Modalités générales indiquées aux présentes constituent l’intégralité de l’entente à intervenir entre l’Organisateur et l’Exposant au moment de la confirmation des Frais (l’« Entente »). L’Entente a préséance sur toute entente ou discussion et sur tout arrangement ou pourparlers sur les mêmes sujets intervenus antérieurement ou de manière concomitante, verbalement ou par écrit. Advenant l’existence de tout conflit entre les différentes dispositions de l’Entente, les dispositions des Modalités particulières auront préséance sur les Modalités générales.

MODALITÉS PARTICULIÈRES

Permis Dans votre Espace réservé, vous avez le droit de vendre et de promouvoir des produits. Des restrictions s’appliquent aux aliments, aux boissons et à l’échantillonnage. Des frais supplémentaires s’appliquent.
Événement privé — Alcool, etc. Si l’Exposant souhaite organiser un événement privé à l’attention des médias ou des membres d’équipe avec service d’alcool, vous devez demander un permis spécial à l’Organisateur. Si vous êtes à la recherche d’un emplacement, nous pouvons également vous aider à le trouver. Veuillez contacter Christian pour toute demande particulière à christian@mordicus.com.
Service de traiteur — Chef privé Si vous cherchez à engager un chef privé ou avez besoin d’un service de traiteur privé, veuillez écrire à christian@mordicus.com pour des détails et des suggestions.
Paiement Tous les Exposants devront fournir des données de carte de crédit valides — même si le règlement des Frais est effectué par chèque. Si le paiement total des Frais n’a pas été reçu par l’Organisateur dans les délais indiqués par l’Organisateur, le montant des Frais sera débité sur la carte de crédit de l’Exposant, puis crédité une fois le paiement effectué.
Prix Les prix indiqués aux présentes n’incluent pas les taxes applicables / Tous les prix sont exprimés en dollars canadiens.
Taille du kiosque Tous les kiosques doivent être de forme rectangulaire ou carrée.

Chaque Exposant est responsable de son équipement, de son transport et de son ancrage au sol (blocs de béton, clous, barils d’eau), etc.

Les kiosques sont normalement adjacents à d’autres kiosques; aussi, si des véhicules sont inclus dans l’espace du kiosque, vous devez réserver suffisamment d’espace pour déplacer les véhicules sans affecter les kiosques voisins.

Sécurité La sécurité est assurée sur place de jour comme de nuit.

L’équipe de sécurité patrouillera sur la zone technique/équipe/expo du 4 au 7 août 2022.

Nonobstant ce qui précède, l’Organisateur n’est pas responsable des articles perdus, volés ou détruits appartenant à l’Exposant.

Chaque Exposant doit détenir ses propres assurances responsabilité selon les termes prévus aux Modalités générales.

Alimentation électrique L’alimentation électrique n’est pas incluse et doit être réservée avant l’arrivée. Voir – Besoins supplémentaires. (2 x 110 volts à moins de 100 pieds de tous les espaces). Chaque Exposant doit apporter ses propres fils d’extension et autres accessoires électroniques nécessaires.
Eau Les Exposants doivent apporter leurs propres connecteurs.

Le lavage des vélos est interdit dans la zone de l’Organisateur. Un espace dédié au lavage des vélos est disponible à l’endroit désigné par l’Organisateur. D’autres restrictions peuvent s’appliquer.

Vignette de stationnement Une (1) vignette de stationnement, valide dans l’aire de stationnement à proximité, est offerte gratuitement à chaque Exposant.

Voir— Besoins supplémentaires, pour réserver des vignettes de stationnement supplémentaires.

Accréditation / Accès télécabine Chaque Exposant recevra quatre (4) billets donnant un accès limité à la télécabine (sans vélo).

Voir — Besoins supplémentaires, pour réserver des accès supplémentaires.

RÉSERVATION D’ESPACE

Tarifs:

10×10 pi : 990 $

10×20 pi : 1 485 $

10×30 pi : 1 870 $

20×20 pi : 2 400 $


BESOINS SUPPLÉMENTAIRES

ITEMS TARIFS
Alimentation électrique (voir la section informations) 2 x 110 volts 130$
Table 50$
Chaises (2) 15$
Blocs de béton (petit format) 25$
Chapiteau (doit être réservé avant le 30 juillet) 
3m x 3m (10′ x 10′) 500$
6m x 3m (20′ x 10′) 600$
6m x 6m (20′ x 20′) 700$
Plancher de bois pour la tente 5,00$ / pi2
Vignette de stationnement supplémentaire 20$
Accréditations/Accès télécabine supplémentaire 25$
Accréditations VIP 150$
  • Billet Cross-Country (sentiers)
  • Billet Descente (remontrées + sentiers)
  • Obligatoire sur chacun des vélos démo.
XC – 18,75$/jour
DH – 39$/jour

FRAIS SUPPLÉMENTAIRES

  • Départ anticipé (avant le dimanche 7 août 2022, 16 h) : 300 $
  • Réservation tardive (après le 5 juillet 2022) : 300 $
  • Utilisation partielle ou nulle de l’espace réservé : 300 $

 

Pour toutes questions merci de contacter Christian Rodrigue : christian@mordicus.com / (418) 271-5609
Et n’oubliez pas de réserver dès maintenant votre HÉBERGEMENT sur notre site web: www.velirium.com

COMPLÉTER LE FORMULAIRE

MODALITÉS GÉNÉRALES

Durée : L’Espace est loué par l’Exposant pour la durée indiquée au Formulaire et se termine à la fin de l’Événement. 

Promotion & Ventes : L’Exposant est autorisé à vendre et/ou promouvoir le produit/service qu’il représente sur le Site pour la Durée de la location de son Espace. Toutefois, aucune activité de vente de produits alimentaires ou d’échantillonnage d’aliments n’est permise sans un accord préalable distinct avec l’Organisateur et le paiement de frais supplémentaires.

Frais : Tous les frais et les tarifs excluent les taxes applicables. Les Frais dus par l’Exposant sont payables à l’Organisateur à 100 % lors de la confirmation de la réservation. Pour toute facture impayée, l’Organisateur se réserve, en plus de ses autres droits et recours, le droit de ne pas remettre à l’Exposant l’Espace et les Besoins supplémentaires.

Résiliation : L’Exposant peut résilier l’Entente sur avis écrit à l’Organisateur. Si la résiliation a lieu : (A)jusqu’au 3 juillet 2022, des frais de résiliation représentant 50% des Frais seront dus et facturés par l’Organisateur; ou (B) à compter du 4 juillet 2022, des frais de résiliation représentant 100% des Frais seront dus et facturés par l’Organisateur. Les frais de résiliation ne sont pas et ne constituent pas une pénalité, mais une estimation raisonnable des dommages que l’Organisateur subit en raison de l’absence de participation de l’Exposant. L’Organisateur peut résilier la présente Entente, sans pénalité et sans responsabilité : (I) pour toute raison à sa discrétion au moyen d’un préavis de dix (10) jours à l’Exposant; et (II) si l’Exposant est en défaut en vertu de la présente Entente et omet de remédier au défaut dans le délai demandé par l’Organisateur selon la nature et le moment du défaut.

Cadeaux : L’Exposant doit fournir à l’Organisateur une valeur minimale de 150 $CA en cadeaux ou chèques-cadeau qui seront remis aux personnes désignées par l’Organisateur. Les cadeaux doivent être remis par l’Exposant à l’Organisateur de la manière et au moment qui lui seront communiqués par l’Organisateur.

Espace : Il est de la responsabilité de l’Exposant qui désire inclure un véhicule promotionnel dans son Espace de réserver un espace suffisant afin de pouvoir le déplacer de façon sécuritaire sans nuire aux autres exposants, faute de quoi, il devra le déplacer à ses frais à la demande de l’Organisateur. L’Exposant est responsable de tous les dommages qu’il cause aux biens et aux personnes. L’Exposant est responsable de détenir et d’assumer tous les coûts afférents au matériel et aux services qu’il n’a pas sélectionné au Formulaire mais qui sont requis considérant les circonstances tel que déterminé par l’Organisateur, incluant notamment ceux relatifs à l’équipement nécessaire pour l’Espace sélectionné, le kiosque, le transport, les assurances et l’ancrage au sol.

Équipement. Quant à l’équipement employé par l’Exposant, l’Exposant confirme détenir une couverture d’assurances appropriée et reconnaît que l’Organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable, de quelconque façon, incluant notamment en cas de bris, de vol, de perte, de dommage ou de tout autre incident affectant ses équipements, lesquels sont sous la seule et entière responsabilité de l’Exposant. L’Organisateur se dégage de toute responsabilité à cet égard. Tout matériel appartenant à l’Organisateur et remis à l’Exposant incluant pour usage sur le Site ne peut être utilisé que par l’Exposant sur le Site. À la fin de l’Événement ou à la demande de l’Organisateur, l’Exposant doit remettre immédiatement à l’Organisateur tout le matériel de l’Organisateur, l’Exposant étant responsable de tout dommage causé au matériel de l’Organisateur qui lui est confié.

Sécurité : Une équipe de sécurité est prévue sur le Site jour et nuit du 4 au 7 août 2022 inclusivement. Nonobstant ce qui précède, l’Organisateur n’est pas responsable des objets/produits perdus, volés ou détruits appartenant à l’Exposant ou loués par l’Exposant ainsi que tous ceux qui sont sous sa garde ou son contrôle ou se trouvant dans son Espace et plus généralement sur le Site. Nonobstant ce qui précède, l’Organisateur peut modifier la sécurité fournie à son entière discrétion et sans préavis. Aucune garantie ni obligation de moyen ou de résultat n’est formulée par l’Organisateur. L’utilisation du Site et de l’Espace est aux risques et périls de l’Exposant.

Électricité : L’électricité n’est pas incluse dans les Frais et doit être réservée auprès de l’Organisateur avant le 12 juillet 2022. L’Exposant est responsable de prévoir ses fils d’extension et autres accessoires électroniques nécessaires ou utiles à l’usage de l’électricité. Il doit en tout temps agir avec prudence et diligence dans le respect des normes lors de l’usage de l’électricité et ne pas employer ou autoriser que soient employés des équipements qui ne sont pas adaptés ou qui sont endommagés.

Eau : Un accès à l’eau est disponible sur le Site mais aucun accès à l’eau n’est disponible dans l’Espace.

Stationnement : Un (1) vignette de stationnement, valide pour une voiture dans le stationnement voisin du Site, est offert gratuitement à chaque Exposant.

Autorisations : Chaque Exposant recevra quatre (4) billets donnant un accès limité à la télécabine du Mont-Saint-Anne (sans vélo).

Déclarations, garanties et engagements : L’Exposant déclare, représente et garantit à l’Organisateur ainsi qu’à tout tiers de qui il détient des droits ou qui lui fournit des services tels que Gestion d’événements Gestev inc., les commanditaires, partenaires de l’Événement et du Site (collectivement, les « Bénéficiaires ») : (A) qu’il a le pouvoir et l’autorité nécessaires pour conclure et signer la présente Entente et s’engage à respecter et exécuter ses obligations aux termes des présentes; (B) que les visuels, bannières, cadeaux et articles promotionnels utilisés par l’Exposant aux fins d’affichage, de publication, de concours, de distribution ou de présentation sur le Site et l’Espace (y compris toute marque de commerce qui y est intégrée) ne contreviennent pas, ni nuisent ou portent atteinte à la loi ni à aucun autre droit (y compris, sans s’y limiter, un droit de propriété intellectuelle ou aux normes de publicité et de sécurité).

Responsabilité : Les parties conviennent que l’Organisateur et les Bénéficiaires, à moins de faute lourde ou intentionnelle de leur part, ne peuvent être tenus responsables de quelque dommage, direct ou indirect, particulier, consécutif, exemplaire, punitif, accessoire, ni de toute réclamation, perte, taxe, dépense ou coût envers l’Exposant en lien avec : (A) toute intrusion illégale ou non autorisée d’un tiers sur le Site et l’Espace ; (B) toute interruption des services pour toute cause hors du contrôle de l’Organisateur ; (C) des pannes d’électricité et d’approvisionnement en eau ; (D) de l’indisponibilité des éléments sélectionnés par l’Exposant aux sections Réservation d’espace et Besoins supplémentaires des Modalités particulières, due à une cause de force majeure ou toute raison hors de son contrôle. L’Exposant reconnaît que l’Organisateur n’est assujetti à aucune obligation de surveillance ou d’intervention (par exemple avis, mise en demeure ou procédure), légale ou contractuelle, à l’égard de toute personne qui reproduit, diffuse ou plus généralement utilise les éléments sélectionnés par l’Exposant aux sections Réservation d’espace et Besoins supplémentaires des Modalités particulières. L’Organisateur ne fait aucune représentation et exclut toute garantie quant à l’efficacité, la portée, les résultats, la qualité, la conformité pour un usage spécifique, la performance, la constance, la disponibilité, l’achalandage du Site, des Espaces et des autres éléments sélectionnés par l’Exposant aux sections Réservation d’espace et Besoins supplémentaires des Modalités particulières. L’Organisateur et les Bénéficiaires ne peuvent être tenus responsables de toute perte de profits ou de revenus de l’Exposant en raison de l’exécution ou de la non-exécution par l’Organisateur ou les Bénéficiaires de l’un ou l’autre de leurs engagements contractuels découlant de la présente Entente, même si l’Organisateur ou les Bénéficiaires connaissaient ou auraient dû connaître l’éventualité de tels dommages ou pertes. Dans les limites maximales autorisées par la loi, l’Organisateur et les Bénéficiaires n’assument aucune responsabilité quant aux actes et omissions de l’Exposant et des personnes utilisant le Site. Dans tous les cas, la responsabilité de l’Organisateur et des Bénéficiaires ne pourra dépasser 50% des Frais et les limitations et exclusions s’appliquent même dans le cas où l’Organisateur ou les Bénéficiaires connaissaient ou auraient dû connaître l’éventualité de tels dommages.

Assurance. L’Exposant est le seul responsable de détenir : (A) une assurance responsabilité civile ayant une limite minimum de cinq millions de dollars (5 000 000 000 $) par événement couvrant les activités de l’Exposant et ajoutant l’Organisateur à titre d’assuré additionnel ; (B) une assurance « tous risques » couvrant les actifs appartenant ou étant sous la responsabilité de l’Exposant; cette assurance doit renoncer au droit de subrogation contre l’Organisateur; (C) une assurance responsabilité automobile ou civile couvrant tous les véhicules utilisés par l’Exposant. L’Exposant devra fournir un certificat d’assurance spécifique à l’Événement attestant de toutes les assurances précitées. L’Exposant s’engage et confirme respecter les lois, règlements et normes applicables (fédérales et provinciales) en matière de santé et sécurité et confirme avoir enregistré tous ses employés et bénévoles à la CNESST.

Indemnisation : L’Exposant s’engage à prendre fait et cause, défendre et à indemniser l’Organisateur, les Bénéficiaires,  leurs employés, représentants, administrateurs, officiers, mandataires, compagnies affiliées et apparentées, contre toute action, demande, perte, responsabilité, dommage, poursuite, réclamation, retard, non-respect de l’échéancier, frais et dommage de quelque nature que ce soit, ainsi que tout montant versé suite à tout jugement ou règlement hors cour, tout montant versé à titre de frais judiciaires, d’honoraires raisonnables d’avocat et d’expertise et provenant, en lien ou suite à : (A) un événement survenant durant l’Événement, incluant sur le Site, dont l’Exposant est responsable; (B) aux dommages causés par l’Exposant à l’occasion des présentes, incluant les dommages causés aux personnes et aux biens matériels, y compris au Site, aux espaces (incluant l’Espace), et aux Besoins supplémentaires ; (C) au non-respect par l’Exposant des lois et règlements (y compris ceux applicables à la sécurité) ; (D) toute réclamation relative à la propriété intellectuelle (notamment les marques de commerce et droits d’auteur), à la vie privée, à l’image, à des droits de propriété de toute nature, à la véracité du contenu des éléments promotionnels, visuels, bannières, cadeaux et articles promotionnels et matériel distribués, affichés, publiés ou présentés sur le Site par l’Exposant et à leur conformité à toute loi et règlement (incluant ceux applicables aux produits et services et à leur publicité) ; (E) toute violation, inexactitude à ses engagements, représentations et garanties ; (F) toute faute commise par l’Exposant et ses employés, représentants, administrateurs, officiers, mandataires, compagnies affiliées et apparentées dans le cadre ou à l’occasion des présentes.

L’Organisateur s’engage à défendre et indemniser l’Exposant de toute réclamation d’un tiers contre l’Exposant à l’effet que l’Organisateur n’est pas autorisé à accorder les éléments sélectionnés par l’Exposant aux sections Réservation d’espace et Besoins supplémentaires des Modalités particulières, dans la mesure où l’élément concerné est exclusivement fourni par l’Organisateur. Dans la plus grande mesure permise par la loi, il est convenu par les parties que l’indemnisation de l’Organisateur en vertu des présentes ne peut dépasser 50% des Frais.

 

Force majeure : L’Organisateur et les Bénéficiaires ne sont pas responsables d’un retard d’exécution ou d’une inexécution de leurs obligations aux termes des présentes si le retard ou l’inexécution est attribuable à un cas de force majeure. Est assimilé aux fins des présentes à un cas de force majeure une grève, un lock-out, un déplacement ou une modification du Site, l’annulation ou le report de l’Événement, la défaillance du réseau d’électricité, d’eau, d’équipements et de télécommunications, des installations d’autres équipes et des autres Exposants, ainsi que les intempéries et la mauvaise température.

Cession : L’Organisateur peut transférer, céder, déléguer ou aliéner la présente Entente sans le consentement préalable écrit de l’Exposant.

Aucune renonciation : Le fait pour une partie de ne pas exiger l’exécution d’une disposition de la présente Entente par l’autre partie à tout moment n’a aucune incidence sur son droit d’en exiger l’exécution à un moment ultérieur, pas plus que la renonciation d’une partie à invoquer un manquement à une disposition de la présente Entente ne peut être interprétée ou considérée comme une renonciation à invoquer un manquement ultérieur à ladite disposition ou comme une renonciation à la disposition elle-même.

Relation : La présente Entente ne constitue pas et ne peut être réputée constituer une société ou une coentreprise entre les parties et aucune des parties ni aucun de leurs administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires respectifs ne peuvent être réputés constituer, en raison de l’exécution de leurs obligations aux termes de la présente Entente, un mandataire ou un employé de l’autre partie.

Divisibilité et survie : Si un article de la présente Entente est déclaré invalide ou inexécutoire, cette invalidité n’a aucune incidence sur les autres articles de la présente Entente qui peuvent continuer de s’appliquer malgré l’article invalide et l’Entente doit alors se lire comme si elle ne contenait pas ledit article. Les modalités, dispositions, engagements et conditions de l’Entente qui, en application des modalités des présentes, doivent être exécutés par l’Exposant après l’expiration ou la résiliation de l’Entente ainsi que toute autre disposition de la présente Entente qui, de par sa nature, est destinée à survivre après l’expiration ou la résiliation de l’Entente demeurent en vigueur après l’expiration de l’Entente ou sa résiliation pour quelque motif que ce soit.

Intégralité de l’Entente : L’Entente désigne l’ensemble des termes et conditions détaillées aux présentes, incluant les Modalités générales et les Modalités particulières (ainsi que leurs éventuelles mises à jour) ainsi que le Formulaire complété et tel que confirmé par l’Organisateur de pair avec les Frais, ainsi que tout document ou annexe qui sont fournis à l’Exposant à cet égard (avec les factures ou autrement). La présente Entente ne peut être modifiée que par une entente écrite distincte signée par les deux parties.

Captation. L’Exposant reconnaît que des sons, images et vidéos de l’Exposant et de ses représentants peuvent être captés et pourront être utilisés, en tout ou en partie, sans frais, par l’Organisateur et par des tiers autorisés par l’Organisateur, à des fins promotionnelles, marketing et publicitaires, sans limite de médias, de supports, de langues, de temps et de territoires.

Lois applicables : La présente Entente et son interprétation sont régies par les lois de la Province de Québec et les lois fédérales du Canada, sans égard aux principes de conflits de lois. Les parties consentent et se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de la Province de Québec siégeant dans le district de Montréal relativement à toute action ou procédure intentée en vertu des présentes. L’Exposant renonce expressément à l’application des articles 2125 et 2129 du Code civil du Québec à la présente Entente.